Clientes y proveedores bien informados, claves para superar la crisis

Nunca había sido más importante tener una comunicación estrecha con los clientes y proveedores de la organización. El Coronavirus (COVID-19), ha hecho que mantener estrecha información con estos grupos sea vital para las empresas, con miras no solo a disminuir los impactos negativos, que de hecho traerá esta pandemia mundial, sino crear un frente común coordinado, cercano y listo para hacer equipo y salir de la difícil situación que se plantea a nivel global. 

Estas son algunas recomendaciones básicas  a la hora de diseñar una estrategia de comunicación, que necesitará ser adaptada al tipo de empresa o industria y grupos de interés. 

CANALES DE COMUNICACIÓN

• Crear o reforzar los canales de comunicación con los stakeholders a través de medios como boletines o revistas virtuales, redes de WhatsApp, correos electrónicos directos, etc.

VERIFICAR QUE LA INFORMACIÓN LLEGUE

• No solo optar por informar a través de un solo canal de comunicación. Muchos de los clientes, proveedores o comunidades no están familiarizados con medios como redes sociales o Whatsapp, por lo que se hace necesario reforzar la comunicación por todos los canales.  

COMUNICAR OFICIALMENTE DISPOSICIONES

• Emitir comunicado oficial de la posición de la compañía frente a la situación donde especifique: el compromiso de trabajo y de interacción, las condiciones de operabilidad, medidas adoptadas y, sobre todo, la meta de seguir haciendo las cosas con pasión, energía y unidad.

SER FUENTE DE INFORMACIÓN POSITIVA Y DESINTERESADA

• Introducir información positiva y de aporte a la situación. No se puede caer en el vicio de solo promocionar los productos o servicios, es necesario generar aportes a los clientes y proveedores acordes a la situación.

PIEZAS DE COMUNICACIÓN ESPECIALES PARA COMUNIDADES

• Crear o mantener piezas de comunicación para las comunidades aledañas a las operaciones tipo express que permitan ser un agente positivo de información sobre cuidados, recomendaciones para autoprotección, cambio de rutinas, creación de redes de apoyo entre vecinos, bienestar, sitios de información confiable, etc.

UNIRSE A INICIATIVAS DE AUTORIDADES LOCALES

• Acercarse a las autoridades locales que hacen parte de los grupos de interés y mantener comunicación cercana para ser apoyo y obtener de ellos información de primera mano sobre acciones conjuntas a realizarse.

TENER EN CUENTA A LOS LÍDERES COMUNITARIOS

• Reunirse de ser el caso con líderes comunitarios para evaluar acciones conjuntas para mitigar el impacto y crear comunicación permanente manteniendo las mejores relaciones.

HABILITAR UNA LÍNEA O MEDIO DE CONTACTO PERMANENTE

• Habilitar o fortalecer una línea de contacto directa (telefónica o virtual) para resolver dudas frente a la interacción con la compañía.

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La comunicación servirá de lazo con los grupos de interés externos, y será vital para crear no solo conciencia o manejar información de las afectaciones o disposiciones, sino crear redes efectivas para apoyar los procesos y maximizar los recursos de cada uno en pro de un objetivo común. 

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